A vueltas con el Teletrabajo

Estos últimos días, las noticias han vuelto a hacerse eco de la idoneidad de que las empresas reinstauren el teletrabajo ante la proximidad de una nueva Ola coronavírica, pandemia que se instaló hace mas de año y medio entre nosotros, entre nuestras vidas, nuestra salud y nuestro bienestar social, laboral y económico.

Países como Bélgica y Portugal contemplan establecer, nuevamente, el teletrabajo obligatorio para frenar el aumento de los contagios de COVID.

Antes de introducirnos en la actual situación, hagamos un poco de memoria.

Antecedentes 

En la era pre-COVID 19, el teletrabajo era una modalidad poco desarrollada en España. En 2019 sólo el 4,8% de los trabajadores disfrutaban del teletrabajo en España, según datos del INE. Cifras muy lejanas a la de otros países como Finlandia, con un 13,3% o Países Bajos, con un 14%.

Y es que existían(y aún existen) numerosas barreras que impedían establecer equipos virtuales:

 

A nivel Cultural, Organizacional y de RRHH

 A nivel Tecnológico

 A nivel de Seguridad Operacional

 A nivel Regulatorio

 

Durante el confinamiento que comprendió los meses de Marzo a Junio de 2021, y que obligó a una gran parte del  mundo a permanecer en sus casas, el teletrabajo se impuso como la única manera de poder continuar con la actividad empresarial.

Para un número reducido de empresas, la implantación del teletrabajo no les supuso un gran esfuerzo ni un trauma pero, para la gran mayoría, les fue compleja su implantación al no estar preparadas, usando dispositivos de usb  para guardar y “pasar” los datos o incluso,  algunos, pudieron continuar con la actividad de la empresa gracias a que determinadas personas de la organización se habían dedicado a llevar “papeles” de una casa a otra simulando la Supply Chain de la organización.

Tras el confinamiento, algunas empresas volvieron progresivamente a la actividad presencial de sus trabajadores, pero otras muchas decidieron instaurar el modelo del teletrabajo( o el modelo híbrido) al experimentar, inicialmente a la fuerza, que es aplicable en la mayoría de los casos y que no afecta a la productividad (tareas realizadas).

Palancas Tractoras del Teletrabajo

 

Estas empresas que han apostado por el teletrabajo deben avanzar en minimizar sus gaps organizacionales, tecnológicos y de seguridad abordando las siguientes vertientes:

  Recursos Humanos

 

Requiere la implantación de políticas de Teletrabajo y apoyo al Teletrabajador mediante:

      • Implantación de modelos de organización departamental basados en objetivos y proyectos, dando claras directrices de los que se espera de cada teletrabajador: qué personal, para qué tareas, en qué periodos, y con qué límites, puede teletrabajar.
      • Adopción de flexibilidad horaria y gestión de horas extras, conceptos muy ligados a la autonomía y la flexibilidad. Y es ,que lo importante es llegar a los objetivos de la compañía a la vez, que se alcanza la conciliación familiar.
      • Procedimentación , regularización y remuneración de los gastos derivados del teletrabajo: luz, internet, equipos informáticos.
      • Desplegar un nuevo catalogo de servicios de recursos humanos y de los departamentos IT para cubrir las necesidades del teletrabajo y dar soporte al empleado Omnicanal.
      • Resolver las disfunciones en la organización, por el hecho de que haya ausencias en la oficina.
      • Desarrollo de soft skills para el colaborador remoto pues debe demostrar madurez laboral/virtual: empoderamiento, lealtad, compromiso, ética, motivación…
      • Ampliación de los conocimientos técnicos y digitales, y herramientas digitales, pues de ellos va a depender como nuestros colaboradores lleven a cabo sus funciones.
      • Gestionar el sentimiento de aislamiento (socialización y ambiente de oficina versus a la soledad de trabajar en casa).
      • Habilitar condiciones ambientales adecuadas para el teletrabajador, de tal manera, que pueda separar los espacios de convivencia familiar con su responsabilidad laboral, asegurando la confidencialidad y privacidad.Gestionando, además, la falta de desconexión mental y finalización de la jornada.

 

— Cultura Empresarial

 

La Transformación en si misma, y no solo el Teletrabajo, demanda un cambio cultural que afecta a todos los estratos de la Organización.

Mutación que debe poner foco en :

      • Priorizar la Agilidad Digital como estrategia para presentar nuevas capacidades y experiencias digitales de manera rápida.
      • Cubrir las necesidades de los profesionales, poniendo a su disposición las herramientas y servicios que necesitan para tener éxito en una época definida por el cambio y la interrupción.
      • Converger al Employee Centric, donde el profesional se convierte en el centro de las organizaciones dándoles respuesta a sus necesidades whenever, wherever and however, por ejemplo, mediante la incorporación de soluciones que transformen la experiencia del lugar de trabajo digital dando prioridad a los empleados.
      • Crear entornos más humanos.
      • Trabajar por objetivos y no por tareas.
      • Pensar de otra manera “Open Mind”, fomentando la adaptación al cambio continuo y la inteligencia colectiva.
      • Fomentar las relaciones apoyadas en la gestión de equipos en la distancia, en la digitalización y la confianza, rehuyendo del presentismo y control horario, tan arraigado en España; y evitando que cada teletrabajador «haga la guerra por su cuenta».
      • Potenciación de la conexión entre las personas y conectar a las personas con las tecnologías.
      • Mantener el ritmo de la transformación requerido por los negocios digitales (el 40% de los trabajadores a nivel global teme no poder mantener el ritmo transformador).
      • Negocio debe hibridar hacia aspectos tecnológicos que le permita trabajar con modelos digitales como el Teletrabajo.

 

  Procesos y Negocio

 

Esta vertiente, de gran peso en la implantación de un modelo de trabajo digital y de teletrabajo, también requiere realizar de manera gradual, cambios de calado:

      • Optimización de procesos para adaptarlos a los nuevos modelos organizacionales (entornos presenciales, remotos e híbridos) , así como a las demandas externas del mercado y los retos competitivos. Nos referimos a abordar una Reingeniería de procesos, en toda regla.
      • Implantación de soluciones centradas en el cliente externo e interno, que se encarguen de :
        • Controlar el modelado , visibilidad y gestión de los procesos productivos de la empresa.
        • Visualizar gráficamente la secuencia de actividades que conforman los procesos de negocio de una organización y los mensajes que fluyen entre los participantes y cada una de las actividades.
      • Automatización y virtualización de los procesos apoyándose en la tecnología.

 

 Tecnología y Seguridad

 

Huelga decir, que los activos tecnológicos( soluciones comerciales, departamentos, personal,..)  son un tractor relevante para potenciar el teletrabajo al impactar directamente en la productividad, eficacia y eficiencia.

Ahí van algunos tips con naturaleza tecnológica

    • Por parte del Departamento IT se demanda agilidad, como proveedores de tecnología para las empresas.
    • Por parte del ecosistema digital implementado en la empresa, se requiere:
      • Soluciones informáticas flexibles que permitan seguir trabajando desde cualquier lugar y en cualquier momento.
      • Herramientas digitales de información, comunicación y securización acordes a las necesidades de cada puesto de trabajo virtual, dotadas, a demás, de métricas de avance y rendimiento de los objetivos
      • Integración ágil y transversal del ecosistema mediante soluciones ESB, APIS, RPA…

En cuanto a nivel de Seguridad Operacional, no debemos olvidar la aplicación de medidas de seguridad así como niveles de seguridad operacional con el objetivo de evitar fugas de información, ransomware, intrusiones, estándar PCI- DSS (Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjeta de Pago), normas del ENS ( Esquema Nacional de Seguridad), ISO 27001, …

 

Evidentemente el Estado tiene que realizar un gran esfuerzo de cara a regularizar el Teletrabajo pues, aunque está amparado en el Real Decreto Ley 3/2012 del 10 de Febrero de medidas urgentes para la reforma laboral, existen aun muchas lagunas no recogidas en el Real Decreto.

 

Tendencias

 

El 67% de las empresas consideran desarrollar el teletrabajo en un futuro, aunque bien es cierto que, depende del sector, siendo los sectores abanderados aquellos cuyas actividades tienen como base las nuevas tecnologías y el mundo online, siendo las principales áreas de trabajo las que requieren ingenio y herramientas digitales.

Este gran reto al que se enfrentan las empresas se ve reforzado por la inclinación de los trabajadores a Teletrabajar gracias a los beneficios que les aporta :

    • Evitar desplazamientos
    • Conciliación laboral y familiar
    • Disfrutar de mas tiempo libre
    • Mejorar la alimentación ( comida casera)

A día de hoy, tanto empresas como sus trabajadores, apuestan por una hibridación del trabajo presencial y remoto.

Modelo nada alejado de la transformación digital de una empresa, dado que se fundamenta en la movilidad.

En próximos posts, aterricemos, a nivel tecnológico,  cultural y de procesos, los diferentes tractores del Teletrabajo.

 

Conclusión

 

Todo apunta, que el modelo que se impondrá en un futuro inmediato va a depender tanto de los deseos empresariales e individuales, así como del paso que marque el COVID.

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